Trong quá trình làm việc thực tế, việc nắm vững Tiếng Anh chuyên ngành Xuất Nhập Khẩu-Logistics vào công việc đem lại những giá trị và hiệu quả công việc to lớn cho các nhân viên.
Hôm nay, English Camp xin chia sẻ với các bạn một lộ trình hoàn hảo nhất, một bài tổng hợp nhất các kỹ năng Tiếng Anh Xuất Nhập Khẩu-Logistics mà bạn cần cho công việc của mình.
Các bạn nếu tự chủ động trang bị những kiến thức này, thì hoàn toàn có thể tự tin trong công việc hàng ngày của mình, để những trở ngại về ngôn ngữ không còn là nỗi sợ hãi với bạn.
I. Tiếng anh cho vị trí sales quốc tế
Với vị trí nhân viên Sales quốc tế, đây là vị trí yêu cầu cao nhất về khả năng Tiếng Anh, cả giao tiếp và chuyên ngành.
Dưới đây là những kỹ năng, chủ điểm quan trọng mà nhân viên Sales quốc tế phải nắm rõ và áp dụng Tiếng Anh để làm việc hiệu quả:
- Cách tìm kiếm người mua qua các kênh quốc tế: Looking for potential Buyers
- Cách thu thập tập thông tin khách hàng, đánh giá hành vi, phân loại theo các tiêu chí
- Lưu trữ và follow chăm sóc khách hàng
- Cách viết email giới thiệu, chào hàng, chào dịch vụ (Offer email)
- Xây dựng 1 profile công ty bằng tiếng Anh
- Xây dựng catalogue sản phẩm để giới thiệu kèm cho khách hàng
- Cách soạn thảo, chuẩn bị Báo giá (Quotation/Price List) và Email gửi báo giá
- Cách lên kế hoạch, tìm kiếm thị trường mục tiêu
- Cách tính phương án giá hàng xuất khẩu, bảng giá, chi phí lỗ lãi
- Đánh giá từng giai đoạn thị trường để đưa giá tốt nhất chốt deal
- Tiếng Anh trong đàm phán (Negotiation) với khách hàng nước ngoài (tương tác 2 chiều) về:
- Đàm phán, thương lượng giá (Price countering)
- Đàm phán về giao hàng ( Delivery terms and lead time)
- Đàm phán về thanh toán quốc tế (Payment terms) sao cho có lợi nhất, an toàn nhất
- Đàm phán về chất lượng, số lượng, bao bì, đóng gói, nhãn mác (Quality, Quantity, Packaging, packing, label, remarks)
- Đàm phán về quá trình và tiến độ sản xuất, đóng hàng: production, loading progress
- Đàm phán về việc khiếu nại, đền bù/phạt : Claims, complaints, compensation//penalty
- Thuyết phục, thuyết trình, nắm bắt tâm lý khách hàng
- Kỹ năng giao dịch với khách hàng nước ngoài
- Kỹ năng viết thư mời (Invitation), chuẩn bị xin visa (visa application) cho khách hàng. Quy trình và thủ tục, giấy tờ ra sao
- Sắp xếp việc đưa đón sân bay, chuẩn bị khách sạn, ăn uống, đưa đi tham quan cho khách hàng quốc tế như thế nào
- Cách giao dịch trực tiếp (meeting in person) trực tiếp trên bàn đàm phán với khach hàng
- Kiến thức về văn hóa (culture), phong cách làm việc-working style của khách hàng quốc tế từ các thị trường
- Kỹ năng giao dịch tại hội chợ quốc tế – expo, exhibition
- Tiếng Anh và kỹ năng trong quảng bá hình ảnh, dịch vụ
- Sử dụng B2B website toàn cầu
- Sử dụng social networks hiệu quả cho cá nhân và công ty
- Sử dụng các ứng dụng apps và tools tối đa hóa hiệu quả công việc hàng ngày như tự động thu thập thông tin hàng trăm ngàn khách hàng, tự động gửi email cho 2000 khách hàng hàng ngày, đặt lịch resend chăm sóc lại…
- Kỹ năng viết quảng cáo, làm video quảng bá cho hình ảnh và dịch vụ của công ty để phủ các channels quốc tế
II. Tiếng anh cho vị trí mua hàng – purchaser
Với vị trí nhân viên mua hàng Purchaser, về cơ bản bạn cần nắm vững các kỹ năng Tiếng Anh về các chủ điểm sau:
- Tìm kiếm nhà cung cấp: Looking for Suppliers/Sellers
- Chuẩn bị thư hỏi hàng, chào mua hàng, yêu cầu báo giá: Inquiry, buying request, RFQ- Request for Quotation
- Đàm phán về việc gửi mẫu, kiểm tra chất lượng hàng mẫu: Sample and quality inspection/quality test checking
- Đàm phàn về các điều khoản, đặc biệt về giá, mặc cả giá (Bargain), Claims và các điều khoản giống sales xuất khẩu …
- Chuẩn bị đơn đăt hàng, thỏa thuận mua hàng, hợp đồng: Purchase order, Sales Agreement, Sales Contract
- Tiến hành thanh toán quốc tế như mở L/C (open documentary credit), thanh toán TT (Telegraphic transfer), nhờ thu (Collection), WU,Paypal…
- Tiến hành việc theo dõi,kiểm tra tiến độ hàng (progress and status) với nhả cung cấp
- Triển khai làm việc với các đơn vị forwarder/logistics
III. Tiếng anh cho vị trí sales logistics/forwarder
Cho nhân viên Sales Logistics, cơ bản sẽ phải sử dụng Tiếng Anh chuyên ngành trong một số chủ điểm, công việc sau:
- Xin giá cước biển- Ocean freight, cước máy bay-Air freight, cước trucking từ Lines và Agent nước ngoài cũng như nội địa. Kiểm tra lịch trình (frequency), các lines có service available
- Lấy booking hàng, xin detention, demurrage, storage, check lịch tàu, check status của hàng…Đặc biệt chú ý về làm hàng tàu rời(bulk vessel), hàng xá…
- Nắm vững về các thuật ngữ, nghiệp vụ logistics và các loại hàng sea/air/road…, hàng chỉ định nominated hay hàng freehand thì xử lý ra saoCác thuật ngữ chuyên môn về hàng FCL, LCL, service type/mode…
- Các loại phí (charges) và phụ phí (surcharges) của lô hàng nhập xuất
- Làm báo giá cước/service cho các Shipper/Consignee. Hiểu rõ về Volume weight, charge weight, RT…
- Tìm kiếm agent và sales agent bên đầu nước ngoài (cao cấp nhất)
IV. Tiếng anh cho vị trí nhân viên chứng từ/customer support
Các nhân viên chứng từ, Cus thì nhìn chung phải nắm rõ Tiếng Anh về các chủ điểm sau:
- Các chứng từ xuất nhập khẩu
Có rất nhiều loại chứng từ xuất nhập khẩu mà nhân viên chứng từ phải hiểu hết ý nghĩa,các thuật ngữ và cách làm như:
- Sales contract/Purchase order
- Commercial Invoice
- Packing List
- Bill of Lading, Airway Bill, Seaway bill
- Certificate of origin (12FTA, các form không ưu đãi và ưu đãi)
- Certificate of Fumigation
- Certificate of Phytosanitary
- Certificate of Quality
- Certificate of Quantity
- Certificate of Analysis
- Certificate of Insurance
- Certificate of Health
- Certificate of Free Sales
- Certificate of Quarantine
- Beneficiary certificate
- Shipping certificate
- MSDS
- Production List/Shelf Life list
- Một số loại docs đặc biệt riêng đi các thị trường
…
- Khai báo manifest, VGM, nhận pre-alert
- Cus làm việc với agent nước ngoài
- Submit e-manifest
- Submit VGM online
- Pre-alert hàng nhập: Debit note, B/L(Master/house), Delivery order
- Check lịch tàu
- Check slots
- Check status hàng
- Tiếng Anh trong khai báo hải quan đi 1 số thị trường đặc biệt AMS/ANB/AFR…
Trên đây chỉ là bài viết sơ bộ liệt kê các vấn đề cơ bản trong Tiếng Anh Xuất Nhập Khẩu-Logistics mà các bạn phải tìm hiểu, cho từng vị trí. Còn rất nhiều các chi tiết, Kiến Tập sẽ xin chia sẻ thêm trong thời gian tới.
Để có thể tự tin 100%, hiểu hết và thực hành thành thục, thì cần có sự chuyên tâm trong học tập. Các bạn có thể tiếp tục theo dõi các bài viết tiếp theo để nắm vững hơn về vấn đề này. Chúc các bạn học tập và làm việc hiệu quả nhất!
