Trong lĩnh vực tiếng Anh thương mại, viết thư thương mại là một công việc hằng ngày và không thể thiếu trong việc thúc đẩy các thương vụ kinh doanh của công ty, là trở thành một phương tiện giao tiếp không thể thiếu trong giao dịch thương mại với đối tác nước ngoài. English Camp xin gửi tới bạn 7 lưu ý khi viết thư thương mại tiếng Anh cực chất sau đây nhé!
1. Subject Line – Chú ý tiêu đề
Luôn cần có dòng tiêu đề tóm tắt ngắn gọn và rõ ràng nội dung của tin nhắn (ví dụ như: Re: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers).
2. Simplified Sentences – Đơn giản hóa các câu
Đừng làm email của bạn trông quá cồng kềnh và khó đọc khi sử dụng quá nhiều từ ngữ kĩ thuật và dài dòng. Sẽ tốt hơn nến bạn có thể sử dụng các câu ghép hoặc câu phức nhưng cần đảm bảo rằng chúng dễ hiểu.
Lỗi thông dụng nhất mà nhiều học sinh sinh viên hay mắc là lỗi dịch trực tiếp (còn gọi là dịch word by word) theo ngôn ngữ tiếng nước mình. Nó có thể dẫn đến nhiều tình huống câu gây bối rối. Một nguyên tắc phổ biến bạn có thể áp dụng để tránh lỗi này là sử dụng nguyên tắc KISS – Keep It Short and Simple.
3. Think of who your reader is going to be – Nghĩ đến người đọc của bạn sẽ là ai
7 lưu ý khi viết thư thương mại tiếng Anh cực chất
Bạn cần trả lời các câu hỏi như sau: người đọc email có thể là một đồng nghiệp, một khách hàng hay sếp của bạn? văn phong trang trọng hay bình thường? Phần lớn các email ngày nay đều có một giọng văn trung lập. Bạn lưu ý sự khác biệt giữa văn phong trang trọng và không trang trọng (formal và informal) qua một số ví dụ dưới đây:
Informal – Thanks for emailing me on 15th February
Formal – Thank you for your email dated 15th February
Một số email gửi đến đồng nghiệp có thể không cần trang trọng quá nếu bạn đã có mối quan hệ làm việc lâu dài và hiểu rõ họ. Đây là phong cách thân mật nhất trong giao tiếp nên bạn có thể sử dụng các từ ngữ thông dụng hằng ngày và các cấu trúc đời thường. Ví dụ như “Don’t forget”, “Catch you later”, “Cheers”.
Người đọc có thể chấp nhận hoặc bỏ qua những lỗi ngữ pháp nhỏ nhặt trong email không chính thức (informal). Tuy nhiên, nếu email được gửi đến một khách hàng hay một đồng nghiệp cấp cao hơn, lỗi ngữ pháp và một phong cách viết thân thiệt quá sẽ khó có thể chấp nhận được.
4. Be very careful of capital letters, punctuation, spelling and basic grammar – Lưu ý với các chữ cái viết hoa, dấu câu, các lỗi chính tả và ngữ pháp căn bản
Trong khi những lỗi đó có thể được bỏ qua trong những email informal, chúng rất quan trọng trong thư thương mại. Hãy để tâm kiểm tra lại một lượt nội dung thư lần cuối trước khi gửi để chắc chắn bạn không mắc phải những lỗi này.
5. Think about how direct or indirect you want to be – Nghĩ về nội dung bạn muốn truyền tải theo cách gián tiếp hay trực tiếp
Ở một vài văn hóa, trình bày thẳng nội dung bằng những từ thẳng thắn khẳng định trong trao đổi email là điều rất thông dụng. Tuy vậy, nó có thể gây nên một số vấn đề nếu bạn viết cho ao đó ở một đất nước khác theo một ngôn ngữ không phải là tiếng Quê Hương mình. Người đọc có thể nghĩ bạn đang xuồng sã quá và chưa lịch sự đúng phép.
6. Hãy tích cực!
Hãy nhìn các từ sau: helpful (có ích), good question (câu hỏi tốt), agreed (thích hợp), together (cùng nhau), useful (hữu ích), I will do my best (tôi sẽ gắng hết sức), mutual (chung), opportunity (cơ hội).
Rồi nhìn lại các từ sau: busy (bận rộn), crisis (khủng hoảng), failure (thất bại), forget it (quên nó đi), I can’t (tôi không thể), it’s impossible (nó là điều bất khả ), waste (lãng phí) , hard (khó khăn).
Ngôn từ bạn sử dụng chỉ ra thái độ của bạn với cuộc sống, chính vì vậy, hãy chọn từ ngữ một cách thông minh nhé!
7. Get feedback – Nhận góp ý
Hãy thử và nhận một số phản hồi về email bạn viết. Nó có thể từ giáo viên tiếng Anh của bạn hoặc ai đó bạn biết có trình độ tiếng Anh khá tốt.
Hãy học tiếng Anh ở bất kì email nào bạn nhận được. Nếu nó là một email trôi chảy, hãy để ý vào ngôn ngữ các email đó được viết và ghi chép lại. English Camp đã cung cấp cho bạn 7 lưu ý khi viết thư thương mại tiếng Anh cực chất để bạn có thêm những kinh nghiệm cũng như bỏ túi được những bí quyết riêng cho mình. Hãy bắt đầu cuốn sổ trau dồi tiếng Anh của bạn bằng cách sưu tập một ngân hàng từ vựng bạn nghe và đọc được xung quanh mình.
