Trong công việc bạn thường xuyên phải viết những bức thư bằng tiếng Anh để gửi tới các đối tác nước ngoài. Nhưng bạn không dám chắc chắn quy trình viết bức thư đó đã đúng chưa, thì bài viết này hi vọng sẽ giúp được bạn. English Camp sẽ chia sẻ với bạn 3 bước để viết một bức thư tiếng Anh thương mại đạt chuẩn!
Cấu trúc của một bức thư tiếng anh thương mại, gồm có 3 phần:
- Chào hỏi ( Salutation)
- Nội dung ( body)
- Kết luận ( Conclusion)
1. Chào hỏi ( Salutation)
2. Nội dung (Body)
- Đã biết tên người nhận: Dear Mr/Ms/Mrs…
- Chưa biết tên người nhận: Dear sir/madam
- Lý do bạn viết thư:
+Thank you for sending email to us – Cảm ơn vì đã gửi email tới chúng tôi
+ I am writing this letter to inform you that… – Tôi viết thư này để thông báo với anh/chị rằng…
- To confirm…- để xác nhận
- To request about …- để yêu cầu
+ I would like to inform you that…- Tôi muốn thông báo với anh/chị rằng…
+ In reply to your request…- Tôi xin trả lời yêu cầu của anh/chị…
- Trường hợp muốn đề cập nội dung email trước đó:
+ With reference to you email sent …(date). Regarding to your email requesting for..- Như email đã gửi ngày…..Liên quan đến yêu cầu trong email của anh/chị về…
+ According to our meeting yesterday…- Theo như cuộc họp của chúng ta ngày hôm qua…
+ Based on our previous conversation… – Dựa trên cuộc hội thoại trước…
- Trường hợp muốn đề nghị hay yêu cầu một vấn đề:
+ We look forward to receiving…- Chúng tôi mong chờ nhận được…
+ Could you please send me…- Anh/chị vui lòng gửi cho tôi…
+ I would like to receive…- Tôi muốn nhận…
+ I would be grateful if you could …- Tôi lấy làm biết ơn nếu anh/chị có thể…
+ Could you please provide me…- Anh/chị có thể cung cấp cho tôi…
+ I would like to request you to…- Tôi muốn yêu cầu anh/chị…
- Trường hợp thông báo:
+ I am pleased to announce that…- Tôi rất vui khi thông báo rằng…
+ I would like to inform that…- Tôi muốn thông báo rằng…
+ You will be pleased to learn that…- Anh/chị sẽ rất vui khi biết được rằng…
+ I am afraid it would not be possible that…- Tôi e là không thể…
+ I would like to express my dissatisfaction with…- Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của tôi với…
- Trường hợp đưa ra lời đề nghị giúp đỡ:
+ Would you like me to…? – Anh/chị có muốn tôi…?
+ Please do not hesitate to ask/ contact me…- Đừng ngần ngại hỏi/liên hệ với tôi…
- Trường hợp đưa ra lời hứa hẹn:
+ I will contact you again – Tôi sẽ liên lạc với anh/chị lần nữa
+ I will reply you as soon as possible – Tôi sẽ trả lời anh/chị ngay khi có thể
+ Please contact me soon – Vui lòng liên lạc với tôi sớm
- Trường hợp thông báo về file đính kèm và kết thúc nội dung:
+ Thanks for your help/ consideration – Cảm ơn sự giúp đỡ/xem xét của anh/chị
+ Please find attached…- Vui lòng tìm…
+ Please see the enclosed file of…- Vui lòng xem file đính kèm …
+ I enclosed the file as below…- Tôi đã đính kèm tài liệu dưới đây…
3. Kết luận (Conclusion)
+ We are looking forward to hearing from you
+ Best regards – Thân ái
+ Your sincerely – Trân trọng
4. Một số chú ý khi viết thư tiếng anh thương mại không thể bỏ qua:
Không được dùng các từ viết tắt
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng: would, could, please, sir/madam,…
Nội dung súc tích, đề cập vào vấn đề chính
Đảm bảo cấu trúc 3 phần: Mở đầu, nội dung, kết luận
Với 3 bước để viết một bức thư tiếng Anh thương mại đạt chuẩn này EC INSPRIDE hy vọng bạn đọc sẽ có thể dùng được trong công việc của mình. Ngoài ra, để diễn đạt được trôi chảy mục đích của bức thư bạn cũng cần trau dồi từ vựng về nhiều lĩnh vực. Chúc bạn thành công!
